Для того, чтобы создать заказ поставщику, мы должны рассчитать как минимум два параметра: точку заказа (МИН) и объём товара к заказу.

Как рассчитывается точка заказа (МИН)?

Синонимы: Мин, точка заказа, re-order point, ROP.

Задача закупщика — заказывать товар так, чтобы максимизировать количество дней, когда товар есть на полке и при этом минимизировать количество вложенных в товар средств. 

Точка заказа или Мин позволяет отследить тот момент, когда остатки товара снизились настолько, что пора сделать заказ поставщику.

Этот момент наступает, когда при очередной проверке мы видим, что текущих остатков не хватит до следующего поступления и поэтому включаем их в текущий заказ.

Логику хорошо видно на примере:

  • Каждый понедельник я делаю заказ (интервал проверки 7 дней)
  • Товар поступает ко мне через 5 дней (срок поставки 5 дней)
  • Если я сделаю заказ сегодня (в этот понедельник), то товар поступит в эту пятницу. Следующий заказ я буду делать в следующий понедельник, через 7 дней и заказанный мной товар (следующее поступление) поступит только в следующую пятницу, через 12 дней. 
  • Согласно определению, я должен включить товар в текущий заказ, когда его остатков не хватит до следующего поступления. В данном случае когда их станет меньше чем на 12 дней.
  • Если же у меня остаётся остатков на 10 дней и я не включу этот товар в текущий заказ, то он закончится в следующую среду и 2 дня я буду сидеть с пустыми полками.
  • Если у меня остатков на 15 дней, то я легко могу пропустить этот заказ (не делать его в этот понедельник). Тогда к следующему понедельнику у меня будет на остатков на 8 дней, я сделаю заказ и получу пополнение через 5 дней в пятницу.
  • В итоге товар нужно заказывать, когда в очередной понедельник мы видим, что его на 12 дней или меньше.

Теперь тоже самое в таблице для наглядности

В таблицах ниже отображены варианты развития событий в ближайшие 2 недели.

Во всех ячейках отображается остаток товара.

В первой колонке — стартовый остаток на утро понедельника. В каждой строке стартовый остаток разный. Таким образом мы рассмотрим несколько вариантов того, как поведут себя остатки на складе в зависимости от текущего остатка на момент заказа товара.

Каждый день продаётся ровно по 1 штуке, поэтому остатки снижаются.

Во всех ячейках, кроме первой выводятся остатки на конец дня.

Оранжевым выделены ячейки, когда мы делаем проверку остатков и решаем, включить этот товарв в текущую заявку поставщику или нет.

Красным отмечены дни с нулевыми остатками на полках. Это та ситуация, которой мы допустить не должны.

Синим — дни, в который пришло поступление от поставщиков. Для простоты от поставщика всегда поступает 10 штук. Ведь сейчас мы изучаем формулу точки заказа, а не объема.

Таблица №1. Здесь мы решили не делать заказ в первый понедельник. И сейчас увидим, к чему нас это приведёт при разных текущих остатках.

В первой строке мы не сделали заказ, когда на остатках на утро понедельника у нас было 9 штук. Поэтому в следующий понедельник на полке осталась только 1 штука. Здесь мы осознаём, что нужно срочно сделать заказ, но срок поставки 5 дней, и прибыть товар раньше пятницы не сможет. В итоге 3 дня (Вт, Ср, Чт в первой строке выделены красным) товар отсутствует на полке.

Очевидно, что решение не сделать заказ, когда на остатках оставалось 9 штук было ошибочным.

Многие люди считают, что заказ поставщику нужно делать, когда товара на полке остаётся на срок поставки. В этом примере хорошо видно, что это не так. Срок поставки 5 дней, а товара оставалось ещё на 9 дней. Мы не сделали заказ и в результате три дня сидим без остатков.

Анализируя следующие строки мы видим повторение ситуации вплоть до 12 штук: если мы не делаем заказ, то сталкиваемся с дефицитом товаров на следующей неделе.

Таблица №2.  Здесь мы всё сделали правильно: заказали 10 штук в понедельник, которые поступили в пятницу (день с поступлением выделен синим). Никакого дефицита теперь не наблюдается.

Это принцип расчёта точки заказа работает в любой ситуации: как для товаров, продающихся каждый день (типа молочки), так и для товаров с длинным сроком поставки (который возят из Китая контейнерами).

Формула точки заказа (МИН)

Количество дней, за которое нужно заказывать товар вычисляется по формуле:

Точка заказа в днях = СрокПоставки + ИнтервалПроверки

При переходе от точки заказа в днях к точке заказа в штуках, формула принимает следующий вид:.

Точка заказа = Ожидаемый расход за (СрокПоставки + ИнтервалПроверки) + НеснижаемыйОстаток

В классическом виде формулы показателя НеснижаемыйОстаток нет, но иногда он нужен, чтобы поддерживать наполненность витрины независимо от объёма продаж.

Как рассчитывается ожидаемый расход (он же прогноз продаж)?

Если товар продаётся часто и по нему собралось достаточно статистических данных, то прогноз делается по классической формуле. Если же товар продаётся редко (например 2-3 штуки в за анализируемый период продаж), используются другие расчеты, о них в другой раз.

Классическая формула ниже рассматривается в упрощённом виде. В реальности она дополнительно включает такие параметры как: СреднийЧек, СезонныйКоэффициент, ПриростПродаж.

Для расчёта прогноза используется средняя продажа за выбранный период и страховой запас.

Прогноз = КоличествоДней * СредняяПродажа + СтраховойЗапас

Страховой запас зависит от равномерности продаж товара.
Если в среднем в месяц продаётся 10 штук, то в следующей месяц может быть продано как 15 штук, так и 5. Соответственно, если мы будем для прогноза использовать среднюю продажу, то в половине случаев этих остатков нам не хватит.

В самом простом варианте, в качестве страхового запаса можно взять половину от средней продажи.

Если рассчитывать по серъёзному, то он вычисляется в зависимости от неравномерности продаж (стандартного отклонения или сигма) и ABC-класса товара. Об этом тоже в следующий раз.

Как рассчитывается объем заказа?

Важный момент: объем заказа рассчитывается по-разному при длинных и коротких сроках поставки.

Когда мы говорим “короткий” или “длинный” срок поставки, то это не абсолютная длина срока в днях, а отношение срока поставки к интервалу проверки.

Примеры длинных поставок:

  • Если срок поставки 6 месяцев, а заказ мы делаем раз в месяц.
  • Если срок поставки 1 месяц, а заказ мы делаем раз в неделю.
  • Все случаи, где СрокПоставки / ИнтервалПроверки больше 3х. Т.е. в то время, когда мы делаем очередной заказ, в пути у нас может находится 2 и более заказов поставщику.

Короткие поставки:

  • Срок поставки 1-2 недели, интервал проверки 1 неделя.
  • Срок поставки 1 месяц, интервал заказа 1 месяц.
  • Все случаи, где СрокПоставки / ИнтервалПроверки меньше 3х. Нескольких заказов в пути у нас не бывает.

Основная особенность методов — использование понятия МАКС. При заказе у поставщика при длинных поставках это понятие не используется. При коротких же сроках поставок гораздо удобней и наглядней оперировать МИН и МАКС.

Расчёт товара к заказу при длинных сроках поставки

При длинных сроках поставки понятие “МАКС” избыточно и не используется.

Лучше всего объяснить принцип заказа на примере. Предположим, срок поставки у нас 90 дней, а интервал проверки 30 дней. Т.е. мы делаем заказы поставщику каждый месяц, но к нам они идут в течение 3х месяцев. В день для простоты будет продаваться ровно 1 штука.

Если товара на складе станет меньше 120 (это МИН, рассчитанный по формуле выше), то нужно сделать заказ. Следующая возможность сделать заказ появится через месяц. Соответственно поступления от поставщика придут тоже с интервалом в месяц: первое поступление придёт через 3 месяца, второе — через 4.

Соответственно, заказ нужно сделать в таком объёме, который будет продан за срок между этой и следующей поставкой. Т.е. 30 штук, который поступят через 90 дней. При этом второй заказ мы сделаем через 30 дней, и он поступит через 120 дней. Таким образом, каждый месяц мы будем заказывать по 30 штук. Также как и при расчёте минимума, при расчёте ожидаемого расхода за срок между поставками (он будет равен интервалу проверки) учитывается страховой запас, закладываемый на колебания спроса.

Диаграмма: сделали заказ, когда на складе было 119 штук и продолжаем делать заказ по 30 штук каждый месяц. Жёлтый график — остатки на складе плюс остатки в пути. Красный — остатки на складе на каждый день. Видно, что остатки не опускаются ниже 30 штук. Но это только потому, что в формуле не учитывается “Остаток на момент поступления”, о котором ниже.

Делать заказ одного и того же товара каждый месяц может быть накладно из-за расходов на перевозку, складских операции, хранения и т.п. И поставщик нам спасибо не скажет, если мы будем заказывать помалу, но часто. При этом теория закупок гласит, что мы должны выбрать оптимальный интервал заказа, который вычисляется как раз на основании стоимости логистики и скидок за объём. Если логистика ничего не стоит и скидок нет, то конечно, лучше заказывать часто и помалу. В иных ситуациях приходится лавировать.

Если мы решили, что заказ одного и того же товара будем делать не каждый месяц, а раз в три месяца, то мы заказываем соответственно не на 30 дней вперёд, а на 90. В формулу заказа в этом случае вводится понятие “Дополнительный запас”, который составит 60 дней. В итоге, “Дополнительный запас” позволяет нам уменьшить частоту заказов, делая заказы реже.

Тогда на срок между поставками нам понадобится товар в объеме по формуле:

ОбъемЗаказа = РасходЗаИнтервалМеждуПоступлениями + ДополнительныйЗапас + НеснижаемыйОстаток

По этой формуле объем заказа для нашего примера составит 30 штук.

Но не всегда имеет смысл заказывать такое количество. Если в нашем примере выше, текущий остаток составит 115 штук, то при продаже 1 штуки в день к моменту поступления на складе останется 115-90 = 25 штук. Следующее поступления прибудет через 30 дней и чтобы продержаться до него, нам нужно 30 штук. Но если мы закажем поставщику 30 штук, то на момент поступления на складе окажется 25 + 30 = 55 штук. Многовато. Это количество можно уменьшить, если заказать у поставщика не 30, а только 5 штук. Тогда через 90 дней, в момент поступления на складе окажется 25 + 5 = 30 штук, которых хватит ровно до момента следующего поступления. Чтобы учесть этот момент, в формулу вводится понятие “Остаток к моменту поступления”, который рассчитывается по формуле:

ОстатокКМоментуПоступления =

Макс(0, ОстатокНаСкладеСвободный + ЗаказаноПоставщикам – ОжидаемыйРасходЗаСрокПоставки)

Т.е. зная максимальный объём, который нам нужно заказать и учитываем те остатки, которые держим сейчас на руках.

В итоге формула очередного заказа у поставщика принимает вид:

ЗаказатьУПоставщика = ОбъемЗаказа – ОстатокКМоментуПоступления

Словами формулу можно объявить так:

Заказ делается на срок между текущей и следующей поставкой (который совпадает с интервалом проверки), плюс дополнительный запас и неснижаемый остаток, минус остаток к моменту поступления.

Расчёт заказа при коротких сроках поставки используя МАКС

Когда сроки поставки небольшие и заказов в пути немного, становится удобнее оперировать понятиями МИН и МАКС, не акцентируясь на объём заказа.

По классическому книжному определению МАКС это максимальное количество товара на руках и в заказах. В случае небольших сроков поставки МИН и МАКС имеют ясное физическое значение — это максимальный и минимальный запас на полках. Если же сроки поставки удлиняются, то делать заказ, опираясь на МАКС становится сложнее, а когда объем товаров в пути многократно превышает средний остаток на складе, то и вовсе невозможно.

Когда остатки снижаются до МИН или ниже, заказ делается в объёме

ЗаказатьУПоставщика = МАКС – ОстатокКМоментуПоступления

Если мы используем ручные МИН и МАКС, то не строим прогноз продаж и не рассчитываем “Остаток к моменту поступления”, и можно использовать формулу попроще:

ЗаказатьУПоставщика = МАКС – ТекущийОстаток

Как рассчитать МАКС?

МАКС рассчитывается по формуле:

МАКС = МИН + ОбъемЗаказа

где объём заказа рассчитывается по той же формуле, что и при длинных поставках:

ОбъемЗаказа = РасходЗаИнтервалМеждуПоступлениями + ДополнительныйЗапас + НеснижаемыйОстаток

А что, если не учитывать расход до момента поступления?

Попробуем понять, что мы потеряем, если будем пренебрегать расходом до момента поступления и вместо ОстатокКМоментуПоступления использовать ТекущийОстаток.

Т.е. вместо формулы

ЗаказатьУПоставщика = МАКС – ОстатокКМоментуПоступления

Использовать её упрощённый вид

ЗаказатьУПоставщика = МАКС – ТекущийОстаток

Для начала, давайте посмотрим, когда эти формулы дают одинаковый результат.

Например, это происходит во всех вариантах ниже. Здесь СрокПоставки = 5, ИнтервалПроверки = 7, СредняяПродажа = 1, МИН = 12

Формулы дают одинаковый результат, если текущий остаток не успевает распродаться к моменту поступления.

Когда же текущий остаток слишком мал и к моменту поступления ничего не остаётся, формулы дают различный результат, правильным из которых является первый. А вторая формула даёт завышенный заказ.

Первая формула предлагает: купи 7 штук, их тебе как раз хватит до следующей пятницы. Всё-равно в ближайший понедельник закупишь ещё.

Вторая формула просто пополняет до максимума.

Эту разницу стоит учитывать только при длинных поставках, которые обычно бывают в оптовой торговле. В условиях обычной розницы, ей можно пренебречь ради простоты процесса.

 

Эти алгоритмы и формулы реализованы в нашем решении “Помощник автоматизации закупок для 1С“. Дополнительно он поддерживает ABC классификацию, заказ и перемещения в сети магазинов, аналоги и многое другое.