В помощнике закупок есть функция автоматического запуска по расписанию (автозаказ).
При таком запуске производятся следующие действия:
- Непосредственное формирование отчёта (выполнение запросов, расчёт МИН, МАКС и количества к заказу)
- Создание документов заказа поставщику или перемещения.
- Отправка на заданную электронную почту основного отчёта, сводного отчёта по поставщикам, списка созданных документов
- Отправка заявок на электронные почты поставщиков
- Сохранение сформированного отчёта, который можно открыть через обычный режим не затрачивая время на его повторные расчёты.
Настройка автозапуска в помощнике закупок
Отправка результатов на электронную почту
Результаты автоматического запуска помощника могут быть отправлены на электронную почту.
Высылается:
- краткий итог с итоговой суммой и количеством позиций (SKU) к заказу.
- список созданных в 1С документов (заказов и перемещений)
- основной отчет
- и отчет со списком позиций к заказу, сгруппированный по поставщикам
Два последних отчёта отправляются как вложенный Excel-файл.
Вложение “Основной отчёт”:
Вложение “Отчет со списком позиций к заказу, сгруппированный по поставщикам“:
Использование автозаказа для ускорения работы
Помощник закупок не отличается особенной медлительностью и работает с той же скоростью, что и вся ваша система в целом. Но примерно у одного-двух пользователей из 10 сама база 1С жутко тормозит из-за слабого сервера. Формирование отчёта в таких случаях может занять 2-3 минуты. Чтобы не терять это время, можно настроить автоматический запуск помощника на ночное время. И тогда, придя на работу утром и кликнув дважды по нужному варианту отчёта, менеджер по закупкам увидит сформированный отчет за считанные секунды. Все расчёты будут выполнены в нерабочее время в фоновом режиме.
Использование для автоматического создания перемещений по ручным MIN-MAX
Тем магазинам, где проставлены ручные уровни МИН и МАКС незачем смотреть на аналитику помощника закупок при каждом создании перемещений. Тем более, что часто этими перемещениями занимается кладовщик, у которого может не быть прав на просмотр данных помощника. В этом случае менеджер вынужден тратить время на запуск помощника закупок и создание перемещений, дальнейшую работу над которыми (проведение, распечатка, сбор товара) производит кладовщик.
Автозапуск помощника помогает в этой ситуации. Вся работа разделяется на две составляющие: менеджер периодически проверяет и задаёт уровни МИН-МАКС, а кладовщик в нужные дни получает в 1С готовые заказы на перемещения. При этом менеджеру не нужно производить никаких ежедневных дополнительных действий.
Использование для отслеживания момента для заказа поставщику
Нередко существует некоторая нижняя граница суммы, веса или объема ниже которой делать заказы поставщику нецелесообразно. Нормально в этом случае придерживаться некоторого графика с тем, чтобы в очередной день граница для заказа была достигнута. Например мы делаем заказ каждые две недели, т.к. за этот срок набирается товаров к заказу не менее чем на 200 000 рублей, которые требует поставщик. Но мы можем формировать отчет и чаще, пытаясь заранее поймать тот момент, когда товаров к заказу будет достаточно. Например мы можем обнаружить, что уже через неделю сумма товаров рекомендуемых к заказу превысила границу в 200 000 рублей. В этом случае можно не ждать следующей недели, а сделать заказ раньше.
В этом случае автоматический расчёт заказа поставщику сообщит вам по электронной почте, что накопился достаточный объем товаров к заказу.
Стоимость
Описанная система автоматического запуска отчёта доступна только в расширенной версии помощника закупок.