В целом отчет очень гибкий и если не учитывать отсутствие универсальной фильтрации по результатам отчёта (об этом ниже, в минусах), был бы вообще идеальным. Аналогов я не видел: стандартные механизмы 1с очень примитивны, а сторонние решения либо неоправданно дороги, либо не устраивают по предоставляемым возможностям. Пользуемся помощником почти полтора года, приобретали в начале 2018 года.
У нас 40 магазинов, которые работают в 1С: Рознице, не имеют доступа к центральной базе и не могут пользоваться помощником напрямую. Каждый понедельник каждому магазину я высылаю отчет, сформированный помощником закупок (причём отчёты отсылаются автоматически по расписанию).
В течение недели они делают заказы по нескольким поставщикам, и у них не так много инструментов, чтобы делать их качественно. Раньше в основном использовали отчет “Продажи и остатки в днях торговли”. Периодически что-то заказать забывали. С помощником забыть что-то стало гораздо сложнее.
Изначально, подготовка заказов производится директорами магазинов, но в итоге всё сводится в центр и окончательно готовится там. В центре все закупки завязаны на одного крутейшего менеджера, на котором держится наша немаленькая сеть. Он всё умеет, всё знает и делает основную массу заказов. Но если с ним что-то случается, заболевает или в отпуске, всё парализуется.
Помощник закупок позволяет позволяет этого менеджера в некоторым смысле заменить. Директора магазинов, опираясь на данные помощника делают меньше ошибок и требуют меньшего контроля и перепроверки. Автоматический заказ товаров-новинок не сильно развит (об этом подробней в минусах), но если товар уже продавался, помощник работает очень хорошо. Он показывает достаточно аналитики для принятия решений и цифры выдаёт примерно те, которые нужны.
В случае срочного заказа, когда он через 2 часа нужен, мы допускаем отправку заказов поставщику даже без проверки центром. Всё-равно за это время сложно что-то толком проанализировать. В этом случае, магазины либо просят сформировать отчёт меня, либо пользуются тем, что я им присылаю в понедельник.
Второе, чем хорошо мы пользуемся, это непродаваемые остатки, группа D по ABC-классификации, предлагаемой помощником. Разбор групп B и C магазинам доверять магазинам смысла нет, а вот товар без движений, которые стоит мёртво — вполне. Выкладывать по-другому, отправлять назад, как-то реагировать. Часто очень большие суммы в этой группе D зависают, отчет позволяет это увидеть наглядно.
В своей работе я использую принцип “Лень — двигатель прогресса”. Если мне лень делать какую-то рутинную работу, например составлять кучу отчётов и сводить их в экселе в один, я ищу решение. Собственно так я и нашёл помощник закупок, просто осознав проблему и начав поиск в интернете. Теперь, затратив несколько дней на изучение, я двумя-тремя кликами мыши легко делаю те же отчёты, экономя свое время. Стоимость самого помощника закупок, это вообще ни о чём.
Хочу дополнить, что рядовые менеджеры, в массе своей, что-то новое осваивать категорически не хотят. Если сотрудник дружит со своей работой, сам составляет отчёты, то ему освоить помощник закупок будет легко, там всё логично, все принципы похожи на то, что мы делаем в Excel. Когда я презентовал систему нашему генеральному директору, он минут за 5 в основных принципах работы разобрался, потому что сами методики уже известны. Ну поэтому он и руководитель, а вот с людьми на местах другая история. Там нужна подробная пошаговая инструкция, ткни сюда, сделай так. Без этого, он открывает отчет, видит огромное количество настроек, ничего не понимает и в ужасе закрывает его обратно, со словами “Я лучше по старинке буду делать”.
Минусы помощника закупок
- Не хватает гибкого фильтра по результатам отчёта. Можно фильтровать по входным данным — поставщикам, товарам и так далее, с этим всё нормально. Но из тех колонок, которые являются расчётными, фильтр есть только по нескольким. Этого недостаточно. Конкретно в моём случае я отбираю товары без продаж, чтобы увидеть товары, которые вообще не продались за последние 3 месяца. Но в результаты попадают и товары-новинки, которые могли поступить 3 дня назад и естественно, еще не успели продаться. Приходится сохранять отчет в Excel и устанавливать фильтр там, либо визуально пропускать ненужные строки. Фильтр по дням наличия на складе упростил бы мне жизнь. Разработчики обещают это реализовать.
- Также нет фильтра по ABC-классу по количеству проданных единиц. Но при этом есть по сумме и количеству сделок. Также обещали добавить.
- Нет работы с новым товаром, который ещё не заведён в базе, по которому нет ни карточки, ни остатков, ни продаж. Если карточка заведена, но остатков или истории продаж ещё нет, товар уже можно вывести в отчет, но задавать количество к перемещению приходится вручную. В теории можно было бы перемещать товары-новинки исходя из общей выручки магазина по этой группе товаров.
- Если запустить помощник по всем товарам и всем подразделениям, отчет выводит максимум порядка 50 000 – 70 000 строк. Как объяснили разработчики, данные собираются и готовятся нормально, но в процессе вывода таблица становится слишком большая и 1с выдаёт ошибку “Недостаточно памяти”. Нужно менять параметры запуска сервера 1с либо увеличивать объём физической памяти. В итоге я пользуюсь отборами, формируя отчет отдельно по разным группам товаров.
Андрей Суслов, региональный управляющий