Метод min-max относительно прост. Книги по теории пополнения запасов пестрят графикам, аналогичными тому, который вы видите выше. Запасы уменьшаются до точки заказа (reorder level). Если расчеты верны, этот заказ поступит на ваш склад раньше, чем товар успеет закончиться.
Я узнал о методе Min-max, когда мне было 13 лет. Этот метод стал известен мне, благодаря сделанным с помощью мела отметкам в подвале, где хранилось пиво. Тогда я работал в местном пабе и должен был следить за тем, чтобы на полках всегда было пиво. А также заказывал пиво на пивоваренном заводе, чтобы пополнить запасы, которые хранились в повале. Владельца паба звали Боб, и он преподал мне несколько важных уроков. Первый урок был мантрой –
Заполни. Осмотрись. Внеси поправки. Заполни.
Именно так он учил меня смотреть на полки. Если вечером в пабе было много посетителей, то утром, когда я приходил на работу, я мог обнаружить, что запасы определенной марки закончились. Следовательно, мне нужно было внести поправки в выкладку и в следующий раз выставлять больше. Если же по некоторому бренду каждый раз остаётся слишком много остатков, я уменьшал количество выставленных единиц, а на освободившееся место ставил более популярное пиво. И это работало очень хорошо.
Когда я начал заказывать запасы на склад, рядом с каждой штабелем из ящиком пива Боб нарисовал мелом линию. Когда запасы приближались к нижней отметке, я должен был дозаказать пиво до верхней отметки. Именно так работает метод min-max в исполнении сотрудников отдельно взятого паба, передававших эти знания от одного менеджера другому. Если запасы в какой–то момент полностью иссякали, то линии минимальных и максимальных запасов поднимались выше. Если же несколько недель продукцию не доказывали, то отметки следовало понизить.
На этой работе узнал и другие важные вещи о пополнении запасов, в том числе об обороте товарных запасов и сокращении запасов. Важнее всего было то, то метод min-max не работал в Рождество и Новый год, когда наблюдался пик продаж, а пивоваренные заводы были закрыты. Праздники требовали более динамичной работы. Но в другие дни метод min-max работал с небольшими поправками, исходя из обратной связи, например, о повышении и понижении спроса на определенное пиво.
Мой первый аргумент в поддержку метода min-max — это его простота. Заполни. Осмотрись. Внеси поправки. Заполни. Благодаря простейшим триггерам, это излюбленный метод пополнения запасов большинства людей. Более сложные приёмы используются только в особенных случаях.
В розничных магазинах чаще всего не требуются динамические методы пополнения запасов. В большинстве таких магазинов продаются тысячи наименований товаров. В гипермагкете может быть от 50 до 300 тысяч товаров, в супермаркетах – 10-50 тысяч, аптеках – от 5 до 15 тысяч товаров, в небольших розничных магазинах на людных улицах на складе может находиться от одной до пяти тысяч товаров. Конечно, не все товары пользуются одинаково высоким спросом. Обычно около 20% наименований товаров продаются лучше всего, остальные же продаются медленнее и подолгу висят на складе. Исключения составляют Магазины распродаж на ограниченные категории товаров, где тоже не требуются сложные методы пополнения запасов, а жизнь отдела закупок максимально проста и не требует использования сложных методов заказа.
В большинстве форматов розничных магазинов пополнение запасов товаров, пользующихся наибольшим спросом, отнимает больше всего сил. Но оборот вторичной продукции практически стоит на месте. В супермаркетах в одном магазине за неделю обычно продается одна коробка товара. В аптеках и магазинах косметики только наиболее популярные товары продаются коробками в неделю. В люксовой парфюмерии даже одна продажа в месяц может считаться отличным результатом. Это чистая правда, хотя может привести вас в уныние. В большинстве розничных магазинов слишком много наименований, поэтому большая часть товаров не пользуется высоким спросом.
Как ни удивительно, зачастую даже для популярной продукции пополнение запасов может осуществляться на единицу товара. Я поясню чуть позже. Но несмотря на совершенство программного обеспечения, чаще всего в процессе пополнения запасов не требуется выбирать между 20 и 30 или 8 или 10 единицами, чаще всего приходится сделать выбор между 1 и 0. Причина кроется в кратности заказов, т.н кратности заказов магазинов (КЗМ).
В розничных магазинах 80% товаров обычно пополняются в количестве, кратном КЗМ. Одна из причин такого подхода — практичность. Большинство продукции не заказывается в единичном экземпляре. Товар хранится в логических единицах, например, пачках, коробках, паллетах или контейнерах. В магазинах распродаж популярные товары часто заказывают паллетами, причем количество паллет обычно составляет 1. Если товар заказывается в единичном экземпляре (что означает, что количество товара составляет меньше коробки), то логично округлить цифры до «кратности пополнения», например, до 3 или 6. Обычно их заказанное количество составляет 1.
Аналогично люди ходят за покупками. Они не покупают 3 банки колы, потому что недавно выпили их. Они покупают 8 или 12 банок. Они не покупают по одному рулону туалетной бумаги, они покупают сразу пачку. Кроме случаев, когда розничные магазины устраивают акции «Купи две по цене одной».
Раньше, когда менеджерам приходилось идти пешком в магазин, чтобы сделать заказ, большинство заказов состоялось из одной позиции: одного ящика, чтобы поставить на склад вместо проданного. Автоматические системы заказа дают аналогичный результат. Количество заказанных единиц обычно составляет 1. Это логично. Если продукции заказывается больше 1 единицы, например, 2-8, обычно количество округляется до 6 единиц, так как их проще упаковать. При заказе большого количества товаров обычно используется кратность 12 или 24 в целях экономии средств. В результате, система снова заказывает одну единицу. Поставщики стремятся упаковать все в самую большую коробку, а розничные магазины, наоборот, требуют коробку поменьше. Весь процесс стремится к сокращению заказа до одной единицы.
В основе любого решения относительно пополнения заказов лежит то, как этот заказ будет упакован, то есть его кратность: в единицах, пакетах, коробках, паллетах или контейнерах. Самое важное — это найти верную кратность, чтобы пополнение составляла одну единицу.
На практике метод min-max чаще всего применяется в супермаркетах. Сотрудники супермаркетов руководствуются т.н. раскладками при выкладке товара. Раскладка схематически показывает, сколько и какого товара необходимо выложить. При составлении раскладки обычно руководствуются величиной резервного запаса, а также максимальным спросом. В идеале новая партия товара сразу ставится на полку, а необходимость повторных работ с ней отпадает.
В супермаркетах есть правило «полутора» коробок, возникшее еще с первыми сетевыми магазинами и задолго до автоматического пополнения резервов. Правило «полутора» коробок направлено на поддержание достаточных запасов товара и сокращение издержек, связанных с погрузочно–разгрузочными и прочими работами. Принцип гласит, что полка должна вмещать не меньше 1.5 коробок товара, чтобы сделать заказ, когда на полке останется пол–коробки. А когда заказ будет доставлен, новую коробку можно будет спокойно разместить сразу на полке. При работе с крупными магазинами поставщикам зачастую приходилось сокращать размер коробок, пока их размер не станет соответствовать размеру прилавка магазина. Даже с учетом современных информационных систем и высоких технологий большинство товаров в магазинах соответствует данному принципу. Большинство выкладок товаров на полках строятся по принципу 1.5 коробок либо потому, что поставщик уменьшил размер коробки, либо потому, что закупщик вносит новые наименования товаров по принципу полутора коробок.
Именно поэтому мы не списываем со счетов систему min-max, несмотря на то, что она может показаться слишком упрощенной.
Преимуществ данного метода достаточно много:
a) Метод достаточно прост.
Основное преимущество системы min-max (или постоянного пополнения) — это отсутствие сюрпризов. С запасами не может случиться ничего ужасного или внезапного. Количество min-max является фиксированным и не требует корректировки каждую неделю. Следовательно, стоимости запасов товара будут сравнительно постоянными, если только в магазины не будет введен новый ассортимент товаров.
Эта предсказуемость относится к каждому товару в магазине. Запасы товара А в магазине В будут всегда находится в пределах min и max, за исключением случаев, когда запасы были изменены преднамеренно. В отличие от динамических систем или методов прогнозирования, никогда не возникнет ошибки, при которой 250 ящиков товара отправятся в крошечный магазинчик на задворках.
Еще одно преимущество фиксированных или прогнозируемых триггеров — это то, насколько просто увидеть в них ошибку. Количество не изменится. В отличие от динамических или прогнозных систем автозаказа, метод min-max позволяет всегда держать бизнес под контролем.
b) Установленное количество просто передать.
В рамках метода min-max магазину передается информация относительно установленного количества товара. Компьютеры или терминалы в руках сотрудников сразу же отразят установленное количество и его соответствие результатам инвентаризации и данным по заказу. Магазин всегда видит, если в установленное количество закралась ошибка, и может попросить Головной офис ее исправить, в противном случае магазин может самостоятельно изменить количество в заказе, если это входит в его полномочия. В динамических системах, когда спрос постоянно меняется, ошибки заметить не так просто. Объем полномочий магазинов будет выше, чем в компаниях, работающих по методу min-max, так как магазины никогда не знают, какой товар получат, и скорее всего будут делать заказ «на всякий случай». Метод min-max увеличивает уровень прозрачности заказов, а следовательно, уровень доверия, так как магазины знают точно, какие товары получат.
с) Возможен процесс обучения.
Min-max зависит от полученной обратной связи. Розничные сети обычно начинают с определенных отделов, а собрав необходимые данные, переходят к другим категориям товаров. В любом случае, количество min-max остается неизменным до того момента, пока не будет принято решение о его корректировке. Как только установленное количество перестает быть актуальным, в него вносятся изменения.
Например, если запасы товаров слишком большие, как в физическом (штучном) выражении, так и во временном (например, запасов этого товара хватит на несколько недель вперёд), min-max можно уменьшить. Если запас, наоборот, слишком мал, что будет заметно после инвентаризации, то планку можно повысить.
Выживание сильнейшего в рамках данного метода приведет к постоянному развитию. Динамические системы, пересчитывающие количество чуть ли ни каждый день, усложняют выявление ошибок и их исправление, так как объем продукции слишком велик. Другими словами, люди не видят ошибок системы. В результате маленькие ошибки разрастаются, а количество товара с каждым разом все меньше соответствует действительности.
Ошибка в методе min-max может быть исправлена в любой момент. Количество одного товара можно изменить по всей сети. А в отдельно взятом магазине можно поменять количество всего ассортимента товаров. Можно внести изменения в целую категорию товаров. Или определенный товар в определенном магазине.
d) Системой могут управлять обычные люди.
Во главе магазинов, где закупки ведутся по методу min-max, могут стоять опытные специалисты, которые знают свой магазин, а также люди со средними способностями. В таких системах не нужны заучки и гении. Я против них ничего не имею, но их сложно найти и еще сложнее удержать. Сотрудники розничной сети должны знать продукцию, а руководству магазинов нужно эффективно решать кадровые вопросы. Очень сложно найти хороших специалистов в отдел закупок, а ещё сложнее, если от них требуется при этом иметь кандидатскую по математике и делать заказы с вечера на следующий день.
e) Время не так критично.
Количество Min-max является фиксированным. Если расчеты выполнены правильно, то магазин может работать практически автономно. В случае возникновения ошибок необходимо их исправить в рабочее время. Динамическим системам иногда требуется техническое обслуживание, которое может длиться до 24 часов. Об этом чуть ниже в разделе Динамические системы.
Из всего вышесказанного сделаем вывод, что метод Min-max предельно прост. Метод позволяет сотруднику «Заполнить. Осмотреться. Внести поправки. Заполнить». Именно этому я научился на моей первой работе в пабе в возрасте 13 лет. Тогда этот метод работал. И я убедился в том, что он лежит в основе пополнения запасов в розничной торговле.
Когда я рассказываю о методе min-max на семинарах по Снабжению, именно в этом месте мне начинают сыпаться вопросы. Все звучит слишком просто. Зачастую розничные магазины и сети не понимают, что этот простой метод может взять под контроль всю их сложную деятельность. Конечно, время от времени, метод min-max должен сопровождаться процессом распределения (проталкивания) товара по отдельным позициям. Я остановлюсь на этом подробнее в следующем разделе.
Вот какие недоумения обычно вызывает метод min-max:
Вопрос: А что происходит, если объявляется распродажа?
Ответ: Необходимо поднять уровень запаса. Тут два варианта:
a) поднять планку min-max, как показано на рисунке ниже.
Планку необходимо поднять до начала распродажи, а после ее окончания следует опустить. Обычно увеличение осуществляется на 50% или на иной процент для поддержания дополнительного спроса.
b) Осуществить распределение (проталкивание) товара. Обсудим это в следующем разделе.
Вопрос: Что если спрос на товар является сезонным?
Ответ: Тогда необходимо определить уровни min-max в сезон и несезон. В сезон планку необходимо поднять, а в несезон опустить. Принцип такой же, как и во время распродаж, только распродажи менее длительные.
Вопрос: Как работает метод min-max во время праздников, например, в Рождество?
Ответ: Не очень хорошо. Во время праздников следует применять метод распределения (проталкивания).
Вопрос: А как быть с высокооборачиваемыми товарами?
Ответ: Тут нужен иной подход. Метод min-max покроет 80% товара, но не весь ассортимент. Однако, это отнюдь не означает, что нам следует обратиться к динамическим системам. При работе с такими товарами применимы методы повышенного товарного резерва, ускоренного пополнения, распределения или дозаказа для конкретного магазина.
Вопрос: А если товар был единичным случаем и больше не будет закупаться?
Ответ: В большинстве случаев стоит применять метод распределения, но другой вариант — временно изменить min-max.
Вопрос: Разве не более логично время от времени автоматически пересчитывать установленную планку?
Ответ: Нет, это классическая ошибка. Думайте вперед и планируйте следующую акцию или продажи следующего сезона. Нельзя изменять установленное количество, исходя из данных только что завершившейся акции или сезонных мероприятий.
Вопрос: Этот метод работает со свежими или скоропортящимися продуктами?
Ответ: Не всегда, особенно есть спрос и стоимость являются непостоянными. Зачастую применяется метод распределения, но об этом позже.
Ключевым является тот факт, что метод min-max работает для большинства фиксированных ассортиментов в большинстве случаев. Стоит отметить, что в случае невозможности применения данного метода или большого разнообразия ассортимента следует прибегнуть к распределению. В итоге, большинство розничных магазинов могут управлять закупками без сложных алгоритмов. Более того, сегодня можно приобрести ПО, которое анализирует продажи и на основании этого делает заключение о применимости метода min-max или метода распределения. Я работал в этих программах. Большинство из них применяют базовые методы распределения и не задействуют алгоритмы.
Метод min-max работает для многих форматов розничных магазинов, но не в ста процентах случаев. Он отлично подходит для магазинов со схемами выкладки товаров и регулярным ассортиментом. Но метод min-max не подходит для магазинов с постоянно меняющимся ассортиментов продукции, например, магазинов одежды, ассортимент которых меняется несколько раз в год, исходя из сезона; овощей и фруктов с непостоянным спросом и предложением; розничных магазинов с эпизодическим ассортиментом (например, магазины «все за один доллар» или «все за один фунт»). В перечисленных выше случаях необходим другой подход. Повторюсь, иной подход не обязательно означает динамическую систему прогнозирования, возможно, потребуется внедрение системы распределения.