Самым понятным и удобным методом заказа у поставщика, несомненно является заказ по минимальным остаткам.
В этой статье принцип метода описан самыми общими словами. Если вам нужны подробности и формулы, вы найдёте их в этой отдельной большой статье.
Общий принцип прост — помощник закупок формирует отчет, выводящий товары, остатки по которым опустились ниже порогового значения. Эти товары менеджер дозаказывает у поставщика, пополняя остатки на полках.
Это пороговое значение называется «точка заказа» или MIN.
Таким образом остатки товаров постоянно находятся в коридоре MIN/MAX.
Задача закупщика — следить за правильностью границ коридора, а помощник выполняет рутинную работу по подготовке заказов.
Метод может быть использован для любых групп товаров (по XYZ классификации) — как для регулярно продающихся, так для тех, которые находятся в магазине в минимальном количестве только для расширения ассортимента.
Определяя MIN мы отвечаем на вопрос: «Какое количество товара мне нужно, чтобы его хватило до момента прихода нового заказа».
Принцип расчета точки заказа поясню на примере:
- Предположим, что некоторого товара в день продается 1-2 штуки (8 — 12 в неделю)
- От момента заказа до поступления товара приходит примерно неделя
- На основании этих цифр делаем вывод, что 12 штук должно хватить, чтобы дождаться заказа.
- Плюс накинем еще 3 штуки в качестве страховки.
- В итоге значением точки заказа считаем «15».
Заказываться должно количество, которое нам позволит создать равномерный темп заказов.
- Если закажем слишком мало, то к тому времени, когда товар подойдет, нужно будет заказывать опять
- Если слишком много, в запасах заморозится некоторая сумма.
- В нашем примере, стоить заказать 30 штук, чтобы товара хватило на неделю-полторы до следующего достижения точки заказа.
Точка, до которой пополняется запас называется «целевой остаток» или MAX
- Эти расчеты программа производит самостоятельно, предлагая менеджеру итоговую цифру и все данные, на основании которых она была получена.
- Менеджер по желанию может задать вручную любое значение.
Подробное описание алгоритма и формул расчёта МИН, МАКС и объема закупки у поставщика.
Использование точки заказа для оптимизации закупок
Работа по методике MIN/MAX является идеальной для обычного розничного магазина.
- Метод отлично себя зарекомендовал в магазинах с регулярно продающимся товарами.
- Значительно упрощает закупку товаров с сезонным спросом (вода, мороженное, стройматериалы)
- В моменты промоакций и праздников метод работает, но естественно требует отдельного внимания менеджера.
- Заказ по минимальным остаткам не подходит для fashion, ювелирки и других магазинов, которые каждый сезон продают новый уникальный товар.
- Также он не подходит для закупок свежих фруктов, в силу другой парадигмы заказа — проталкивание вместо вытягивания. Заказ идёт не от потребностей покупателей, а от сезонности поспевания урожая…
Пример использования
Построить свою работу закупщик может следующим образом:
- Определить поставщиков, по которым необходимо формировать автозаказ. Установив для каждого из них дни недели, когда будет производиться заказ (например понедельник, четверг).
- Ежедневно, создавать перемещение с центрального склада в магазины.
- Ежедневно, формировать заказы поставщикам, в соответствии с расписанием.
- После ввода нового поступления от поставщика в программу, запустить обработку «Товарной матрицы» чтобы распределить товары в магазины.
Такой способ заказа товара:
- Исключает ошибки, связанные с человеческим фактором (программа не забудет сделать заказ).
- Значительно сокращает убытки от недостающего товара. Ходовой товар всегда будет в наличии, будет продаваться и приносить прибыль.
- Передает рутинную работу программе, экономит ваше время и силы.