При изучении метода min-max возникает вопрос, как рассчитать нужные нам значения?
В расчетах min-max применяется базовый алгоритм пополнения запасов, который мы затронули ранее. Целью указанной ниже формулы является поддержание товарных запасов на необходимом уровне до прихода следующего заказа:
Мин = Средние продажи * (Время поставки + Интервал между проверками + Буфер)
Другими словами, частота заказа (Интервал между проверками) и время, необходимое на получение заказа (Время поставки), являются определяющими при расчете того, на сколько дней или недель должно хватить товарных запасов. В целях безопасности к полученной цифре следует добавить еще небольшое количество товара. Аналогичная формула применяется при расчете товара к заказу, а в случае с расчётом минимума она оказывается еще проще. Товар в наличии и Товар в пути не учитываются, в отличии от расчета количества товара к заказу.
Ещё более подробно расчёт Мин и Макс описан в статье “Алгоритм и формулы расчёта заказа поставщику в опте и рознице“
Проще говоря, если магазин обладает возможностью часто оформлять заказы и быстро получать заказанный товар, то больших товарных запасов не требуется. Однако, если обслуживание магазина осуществляется на низком уровне, заказы отправляются нерегулярно, а сроки получения заказов достаточно длительные, то уровень товарных запасов должен быть выше.
Ситуация достаточно проста. Однако, указанная формула все равно зависит от «средних продаж» и объема страховых запасов. Средний объем продаж рассчитать не так просто. Как говорилось ранее, этот параметр зависит от срока, на основании которого производится расчет. Опять же возникает вопрос: использовать ли статистику продаж акционных товаров или только не–акционных? Или же все вместе? Использовать ли максимальный объем продаж или применить метод статистического анализа ко всей истории продаж с учетом стандартного уровня отклонения?
Упрощение тут даже полезно. Я предпочитаю использовать среднее значение, исходя из общего объема продаж, включая акционные и неакционные периоды. В этом случае уровень min-max подходит для ежедневных продаж и отлично справляется с поддержанием товарных резервов в неакционный период. Во время проведения акций, желательно запланированных, потребуются другие манипуляции. Установленное количество нужно будет увеличить или заказать больше товаров у поставщиков. Расчет будут верных в независимости от того, какой период использовался для расчета среднего значения.
Еще один параметр — это страховой запас. На сколько дней или недель должно хватать этого резерва? Конечно, вы можете взять в штат статиста, который расскажет вам об отклонении показателей от среднего значения и подобных вещах. Но я считаю, что это все сложно для понимания. Исходя из опыта, хорошей отправной точкой будет 50% от суммы времени поставки и интервала между проверками. Я начинаю с 50% страховых запасов, а затем, исходя из полученных результатов, делаю поправки в ту или иную стороны. На этом основании в указанном выше примере 1.5 недели превратятся в 2.25 с учетом резервов.
Но эти цифры являются теоретическими. Обычно я советую менеджерам по закупке руководствоваться здравым смыслом и постараться понять, какие цифры приведут к наилучшим результатам. В маленьких магазинах страховые запасы могут быть сведены до минимума. В ином случае необходимо улучшить надёжность поставок. Большинство магазинов начинают со страховых запасов, которых хватит на максимальное количество дней или недель, а затем постепенно уменьшают их. При сравнении аналогичных магазинов я всегда вижу, что их уровень страховых запасов всегда немного отличается друг от друга, причем факторы, не связанные со сбытом товара, где-то учитываются, а где-то нет. Но в результате полученная цифра примерно одинаковая. Иногда к одному и тому же ответу ведут разные методы решения задачи.
Во многих магазинах применяются сложные расчеты для определения минимального уровня товарных запасов или резервных запасов. Зачастую в таких случаях учитывается ряд параметров, связанных с прилавками, включая —
Товар для выкладки (витрина).
Данный термин относится к минимальному количеству товара для выкладки. Например, если в выкладку включено 3 единицы товара. то минимальным запасом для выкладки будет 3 единицы или кратное 3 значение. Запас товара для выкладки гарантирует, что товарные запасы не упадут ниже уровня «выкладки»
Вместимость прилавка.
Если в схеме выкладки указан максимальная емкость полки 2 ящика, то некоторые магазины могут тем или иным образом учесть данную цифру при расчете максимальных запасов.
Уровень “Не менее чем”
Можно определить «минимальный» уровень запасов, который, возможно, будет выступать в роли страховых запасов, гарантируя, что магазин не останется без товара даже при отсутствии схем выкладки или ошибках в иных расчетах. Это количество отличается от количества «товара для выкладки» тем, что не зависит от характеристик выкладки.
Создается впечатление, что у каждого магазина сформировалось свое мнение по этому вопросу. В некоторых магазинах учитывается количество товара для выкладки, в других — вместимость прилавка, в третьих — и то, и другое, а в четвертых ни один из указанных параметров может не использоваться. При использовании количества товара для выкладки страховой запас может быть ниже. Количество товара для выкладки фактически это запас товара, описываемый не в днях продажи, а в размере полок. Некоторые менеджеры используют в расчетах высокое количество товара для выкладки, другие высокий страховой запас. Если мне задают вопрос относительно того, который из подходов правильный, я всегда отвечаю: «тот подход, который подходит Вам».
Все компании разные. Разные категории товара — дорогие и дешевые, долгоиграющие и скоропортящиеся, большие или маленькие — отражаются по–разному на уровне практичности и риска в мелких и крупных магазинах. В супермаркетах, где представлены все категории товаров, уровень резервных запасов может различаться по категориям.
В целом —
- Разумно учитывать количество товара для выкладки для дешевых товаров или товаров, пользующихся большим спросом. Формирование дополнительных запасов не будет рискованным, а прилавки будут всегда заполнены. Однако, магазинам следует быть особо осторожными при учете выкладки для дорогих товаров, товаров, пользующихся невысоким спросом и скоропортящихся товаров.
- В указанной формуле количество товара для выкладки может прибавляться к минимальному запасу товара на необходимое количество недель. Помимо этого, менеджер может использовать наибольшее из двух значений. Выбор зависит от стоимости и объема продаж. В целях снижения уровня риска, следует стремиться к сокращению запасов дорогих товаров, а также товаров с низким спросом. И, наоборот, увеличивать запасы недорогих высокооборачиваемых товаров.
- Если вы сомневаетесь в качестве составленной схемы выкладки, лучше не учитывать количество товара для выкладки и вместимость прилавка. Точность схемы может различаться от магазина к магазину. Помимо этого неправильно указанные габариты товаров могут привести к возникновению проблем. Я лично видел, как розничные магазины создавали чрезмерные товарные запасы, так как в габаритах товара запятая стояла не там, где нужно. Если вы не уверены в точности данных по вместимости прилавка, лучше не учитывайте их.
- Если количество товара для выкладки не учитывается, то чаще всего применяется “Не менее чем” значение запасов, которые может составлять 1 для дорогих категорий товаров или товаров, пользующихся низким спросом. Это значение защищает от ситуаций, когда в данные для расчета минимальных запасов вкрадывается недостоверная история продаж или в анализируемом период товар просто не присутствовал на полке. И снова эти параметры можно прибавить к рассчитываемому минимальному значению или же менеджер может выбрать наибольшее значение.
- “Не менее чем” количество может варьироваться по категориям магазинов, например, 2 единицы товара для маленького магазина, 3 для среднего и 4 для магазина с быстрый оборотом товаров.
- “Не более чем” количество защищает от возникновения дорогостоящих ошибок.
Я не призываю использовать параметры вместимости прилавка при расчете минимального и максимального запаса товара. С моей точки зрения, важнее привязывать пополнение запасов к объему продаж, а вместимость прилавка может быть условной единицей, на которую оказывают влияние ряд факторов. Вместимость прилавка может быть рассчитана слишком грубо, исходить из некорректных габаритов продукции или же нереальной выкладки товара. При расчете установленного количества по методу min-max я рекомендую учитывать минимальное количество товара на прилавке. Таким образом, я уверен, что расчеты, в основе которых лежит история продаж, не перестанут заказывать определенный товар, если он не продавался в анализируемом периоде, т.к. его запасы полностью закончились.
Правильный уровень страховых запасов также зависит от категории товара. Здравый смысл призывает нас учитывать характеристики товара и степени риска, устанавливая разные правила для разных видов товаров. Основными критериями являются габариты, стоимость и срок годности.
Однако, даже если схемы выкладки не оказывают прямого влияния на расчеты по методу min-max, их необходимо учитывать так или иначе. Если минимальные запасы выше средней вместимости полок, возможно, стоит перепроверить расчеты, иначе магазины могут не справиться с поддержанием плана выкладки. В другой ситуации в схеме выкладки может остаться пустое место, так как количество товара на полке превышает спрос на товар. Нужно ли увеличивать минимальное количество, несмотря на то, что это повышение не оправдано объемом продаж? Или нам следует принять то, что прилавок не будет полным?
Я считаю, что на установленные запасы не должны влиять некачественные схемы выкладки. Если схемы ошибочные, то возникает совершенно иная ситуация, которую следует решить соответствующе. Отдел закупок должен обеспечить магазины таким количество товара, которое соответствовало бы спросу на него и влекло за собой минимальные издержки для компании.
Я остановился всего на нескольких факторах, которые необходимо учесть при расчетах минимальных запасов: практичность, ективность, стратегию и выкладку товара, но не статистика и стандартные отклонения. Подобные критерии использует каждый менеджер по закупкам, когда подготавливает заказ поставщику. При формировании заказа он не учитывает стандартное отклонение! Именно поэтому после определенной точки математика уже не требуется.
Я призываю людей производить расчеты, исходя из здравого смысла и категории товара, а затем корректировать их, исходя из полученных результатов и реакции. Заполни. Осмотрись. Внеси поправки. Заполни. Четких правил не существует. Все зависит от психологии предпринимателя, от того, насколько он хочет продавать, увеличить денежный поток или экономить на издержках. Мы можем применить весь комплекс научных познаний к розничному бизнесу, но все сведётся к следующему: владелец может форсировать продажи, может экономить на издержках, может стремиться максимально заполнить прилавки или призывать сотрудников распродать складские запасы. Положение маятника зависит от настроения предпринимателя. Зачастую интуиция директора важнее формул и всевозможной математики.
Установленное количество запасов часто демонстрируют недоработки схем выкладок и сомнительность решений по категориям товаров. Зачастую возникают несостыковки между внешним видом магазина, его оснащением и требованиями по поддержанию определенного уровня запасов. Правильным решением проблемы будет не корректировка установленного количества запасов. Единственно правильным ответом на вопрос будет изучение ассортимента и бизнес–модели магазина.
В заключение хотелось бы отметить, что минимальный уровень товарных запасов может быть рассчитан с учетом основных принципов ведения бизнеса и исходя из опыта. Заполни. Осмотрись. Внеси поправки. Заполни.
Проверка зазоров (или недостаточное предложение товара магазином) укажут на слишком низкий уровень запасов. Тема проверок охвачена в книге «Наличие товара на полке», которая также входит в серию книг “Розничная цепочка поставок в реальном мире”. Статистика за неделю или истерика менеджеров укажут на то, что установленный уровень завышен. Менеджеры отдела поставок имеют доступ как в педали Газа, так и к Тормозу. Мне бы не хотелось, чтобы все выглядело настолько просто. Но самое смешное, что чаще всего ситуация так оно и есть. Более того, любой аспект розничного бизнеса довольно прост. Просто выясните, какие методы приносят результат, и продолжайте их применять. Поймите, что работает хуже, и перестаньте использовать эти методы. В этом заключается вся хитрость процесса пополнения товарных запасов.