При расчете min-max возникает ряд типичных ошибок. Более того, те же самые ошибки возникают и в других сферах пополнения запасов розничных магазинов, включая распределение (проталкивание) товаров и динамические системы.
Выбирайте правильного период для расчёта среднего
При расчете уровня запасов в днях или min-max важно выбрать правильный период времени для получения средних продаж, участвующих в формуле. Постоянный выбор фиксированного периода (последние 4 или 13 недель, например) не всегда будет правильным, например, если товара не было в наличии или проводилась акция. Выбранный период может совпасть с праздниками или сезонными мероприятиями. Всё это исказить уровень средних продаж. Поэтому, с должным вниманием отнеситесь к выбора периода для расчёта среднего. Продажи сезонных летних товаров лучше привязать к прошлому лету, а не к предыдущему месяцу. При принятии любых решений по восполнению товарных запасов в первую очередь задумайтесь о том, какой период правильней выбрать базовым.
Выбирайте правильную точку отсчёта (опорный товар)
Иногда при расчете уровня min-max невозможно взять за основу историю определенного продукта. У новой продукции, например, история продаж отсутствует, соответственно, логично будет выбрать опорный (справочный) продукт. И тут могут возникнуть проблемы. Продажи Coke Cherry или Vanilla, возможно, будут отличаться от продаж классической Колы. Аналогичная ситуация возникает, когда опорный продукт находится в другой ценовой категории. И я своими глазами видел, как люди совершали громадные ошибки в таких ситуациях.
Универсальным решением данной проблемы будет использовать статистику продаж не отдельного товара, а товарной категории. История продаж определенного продукта (отдельного SKU) может быть, например, раздробленной или ненадежной (губная помада, рождественские открытки, носки и тд) вместо этого используется товарная категория. Но в этом случае нужно быть уверенным, что товар помещен в правильную категорию, а статистика продаж соответствует среднему значению по товарной категории. Выбор правильного уровня в иерархии группы критически важно. В категории «пиво», например, светлое и темное пиво могут иметь различный региональный профиль. Неправильный выбор товарной группы может повлечь грубые ошибки.
При использовании данных по товарной категории убедитесь, что в ней отсутствуют «черные лошадки». Любая категория с доминирующим продуктом может представлять опасность. Я был свидетелем, как распределение товара осуществлялось по категории «бренди», в которой было 20 дорогих и 1 дешевый напиток. Именно этот дешевый напиток искажал данные по всей категории. Данные по любой группе, в которой сосуществуют дорогие и дешевые товары, могут вводить в заблуждение. Закупка товаров на основании групповых продаж приведет к формированию чрезмерных запасов дешевых товаров, а на основании количества — к формированию чрезмерных запасов дорогих товаров.
Я не пытаюсь усложнять ситуацию, я просто рассказываю о своем опыте, когда подобная ошибка приводила к серьезным проблемам распределения товара.
Зафиксируйте Min и Max
Существует и третья даже более разрушительная проблема, с которой сталкиваются многие компании, когда дело доходит до метода min-max. Не следует вносить в уровень min-max изменения без надобности. Уровень Min-Max должен быть фиксированным, но, конечно, изменения в некоторых случаях допустимы. При формировании слишком больших запасов товара, уменьшите min-max, при возникновении товарного дефицита — увеличьте. Действуйте по принципу «Тормоз/газ». Если планируется проведение акции, отрегулируйте уровень или выделите дополнительное количество товаров из запаса. Для сезонных товаров уровень min-max должен быть сезонным. Не допускайте автоматического пересчета уровня, исходя из продаж за прошлую неделю или месяц. Автоматический пересчет используется в динамических системах, а не при пополнении товарных запасов по методу min-max. В динамических системах, как вы скоро поймете, ведется игра по совершенно другим правилам.
Обратите на этот пункт особое внимание. В методе Min Max недопустимо автоматическое обновление уровня с привязкой по времени. Менеджерам отдела закупок может показаться, что частое изменение уровня, исходя из последней статистики продаж, будет эффективным. Но фактически постоянные изменения могут только усугубить ситуацию. Автоматические изменения не приведут к улучшению системы пополнения товарных запасов. Ситуация будет скорее напоминать сканирование скана другого скана. Со временем уровень становится более размытым, а не более точным.
Для совершенствования уровней min-max нужно руководствоваться принципом «выживает сильнейший». Другими словами, сохраните уровень min-max, который обеспечил правильное формирование товарных запасов. В таком случае выбор правильного уровня осуществляется по принципу Златовласки (В сказке Златовласка попробовала из трех тарелок каши и только тогда поняла, какая ей нравится больше. — переводчик). Пересчету уровня подлежат только те магазины или те продукты, уровень min-max в которых определен ошибочно. В этих случаях следует тщательно продумать опорный товар и временной период.
Автоматические изменения уровня min-max характеризуются одной общей проблемой. Они неизбежно применяют одну и ту же формулу в течение определенного периода времени. Они задумываются над тем, какой взять опорный товар или период времени. Их могут сбивать с толку инвентаризационные ошибки, отсутствующие товары и оптовые закупки. Со временем в системе концентрируется все большее количество ошибок. Полученные результаты никто не проверяет, в связи с чем в расчетах проскальзывает все больше аномальных значений. Иногда система будет делать грубую ошибку при пересчете уровня min-max после метели, тайфуна, забастовки или продовольственной паники.В результате могут возникнуть более серьезные проблемы.
Кажется, что это противоречит здравому смыслу, но вы с большей вероятностью добьетесь успеха с фиксированным уровнем (изменения которого допускаются только тогда, когда он перестает приводить к формированию правильных товарных запасов), чем при постоянном его пересчете (когда уровень min-max изменяется вне зависимости от результатов его применения). Иначе говоря, не чините вещь, пока она не сломалась.