В предыдущих разделах мы затронули минимальный уровень запасов. Однако, стоит задуматься и о максимальном уровне. Некоторые практикующие специалисты настаивают на том, что если к минимуму добавить заказываемое количество, то получится максимум. Например, если минимальное значение равно 1 ящику, а наименьшая единица пополнения также равна одному ящику, то максимум составит 2 ящика. По мнению других, максимум определяется наивысшим уровнем товарных запасов, которые вы готовы поддерживать. Я согласен с последними.
Конечно, уровень Max не обязателен. Некоторые магазины работают только с одним параметром — минимальным значением. При любых продажах пополнение запасов осуществляется до этого порогового уровня. В этом заключается метод постоянного пополнения. Данный метод несколько неэффективен, так как пополнение запасов будет требоваться после каждой продажи.
При сравнении значимости min и max, минимальное значение является наиболее важным из этих двух параметров. Уровень min обеспечивает постоянное наличие товара. Уровень max оберегает от формирования чрезмерных запасов. Как правило, максимальный уровень товарных запасов следует устанавливать на таком уровне, поддержание которого магазин может потянуть с финансовой точки зрения.
Ранее я уже рассказывал о значимости кратности заказа. Закупается ли товар поштучно, ящиками или паллетами? Прежде чем вдаваться в дальнейшие объяснения, необходимо уточнить терминологию. Как правило, в магазинах эти понятия довольно растяжимы.
Я использую термин «ящик» или «упаковка» в значении наибольшей упаковки, в которой поставляется товар. Внутри ящика могут быть другие ящики, отдельно упакованные или упакованные по несколько штук. Например, в ящике с 24 единицами товара могут находиться 4 термоусадочных пакета по 6 единиц товара.
«Штука» или «единица» — это фактический та форма, в которой обычно осуществляется сбыт данного товара.
Склад, как правило, получает товар в больших количествах и распределяет по магазинам ящиками или упаковками. Если товар пользуется низким спросом, склад разбивает упаковки на штучные товары.
Очевидно, что это крайняя мера, так как разбивка на штучные товары обходится складу очень дорого, в тому же при транспортировке поштучный товар проще повредить. Супермаркеты, как правило, жестко привязаны к ящикам или упаковкам, но в других форматах розничных магазинов, товарооборот в которых не настолько быстрый, зачастую приходится разбивать упаковки. Продавцы бытовой техники (холодильники, стиральные машины) задумываются только о штучных товарах. Большинство потребительских товаров обычно считаются ящиками, а поштучные продажи или закупки являются крайней мерой.
Существует и четвертый способ пополнения запасов — «кратность заказа» (SOM). Этот метод отличается от того, что мы обсуждали раньше. Согласно данному методу, закупки и распределение товара осуществляются, исходя из логичной кратности. Например, в случае ходового товара это может быть сетчатый контейнер, уровень ящиков на паллете или упаковка, в зависимости от логики продаж товара. Например, если в ящике 12 единиц товара (внутренняя упаковка отсутствует), возможно, вам придётся закупать товар поштучно или уменьшать его количество на прилавке. Но при поштучных закупках товара склад всегда будет доставлять в магазины товары поштучно. В этом случае лучше установить кратность повторного заказа на уровне 3 или 6. Складу все равно придется разбивать ящики и распределять свободные запасы, но, по крайней мере, это будет реже — например, по 3 штуки раз в 3 недели, а не по одной каждую неделю.
Еще одним преимуществом кратности заказа является то, что система не будет пытаться заказать 11 или 13 единиц товара, если в ящике их 12. Система округляет количество до полного ящика, половины или четверти, в зависимости от заданных параметров. Разумное использование кратности заказа — один из наиболее важных факторов эффективности затрат в розничной торговле. Кратность заказа влияет не только на эффективность обработки товаров на складе, но и является решающим фактором определении издержек по обработке груза на уровне магазина. Магазин должен получить и правильно обработать любой товар, поступающий со склада, поэтому более редкие пополнения товара будут с руки всем.
При установке уровня min-max кратность заказа играет решающую роль. Как определяется кратность? Можно выделить три важны фактора.
1. Уровень продаж
Если товар неходовой, единственный выход — поштучное пополнение, а кратность, возможно, придется установить на уровне 1. В магазинах косметики на прилавке часто лежат 40 оттенков подводки для глаз, для которых min = 0, а max = 1. Что касается витаминов и ухода за кожей, стандартом может быть 3 и 6, а кратность при заказе составит 3.
Шоколад обычно заказывают упаковками, а фасоль упаковками или коробками. Что касается туалетной бумаги, в Европе ее обычно размещают в сетчатых контейнерах или на поддонах в связи с повышенным спросом.
2. Стоимость
Необходимо также учитывать затраты на рабочую силу и стоимость товара. Например, если обработка единицы товара на складе стоит 1 доллар, а сам товар стоит всего 10, заказывать товары поштучно будет неэффективно с экономической точки зрения. Немногие розничные магазины получают достаточную прибыль от товаров с низкой стоимостью, чтобы компенсировать 10% стоимости складских услуг! В этом случае кратность должна составлять не менее 10, при этом стоимость обрабатываемого на складе товара должна составлять 100 долларов, а соотношение затрат на комплектацию должно составлять 1% или ниже. В странах с высокой стоимостью рабочей силы, как Швейцария, экономика отличается от Филиппин или Китая. Как правило, я стараюсь поддерживать соотношение стоимости комплектации ниже 1% от кратности заказа. Пополнение дешевых товаров, например, лапши или жевательной резинки, следует осуществлять с высокой кратностью, а дорогих товаров — с более низкой. Разделять дешёвые товары на внутреннюю упаковку чаще всего нелогично. При уровень продаж позволяет, то кратность должна быть максимально высокой.
С другой стороны, запас дорогих товаров, например, икры, следует пополнять с низкой кратностью единиц. Если товар стоит 100 долларов, его можно пополнять поштучно, а соотношение 1% на складские услуги останется, если отправить со склада в магазин 1 банку икры стоит 1 доллар. Для товаров средней ценовой категории, например, туалетные принадлежности, кратность определяется упаковками; в некоторых случае поштучное пополнение будет слишком дорогостоящим, поэтому следует устанавливать кратность на уровне 6 или 12. В идеале можно уговорить поставщика уменьшить упаковку до необходимой магазину кратности, но это не всегда возможно.
3. Объем / Вес
Очевидно, что при определении кратности необходимо учитывать объемы. Например, при определении габаритов ящика можно взять за основу такие габариты, которые может поднять сотрудник, или габариты, с которыми может управиться служба доставки. Поставщики любят большие ящики. Чем больше ящик, тем больше продажи. Чем меньше ящик, тем больше стоимость упаковки. Розничные магазины и поставщики постоянно спорят по этому вопросу, ведь магазину выгоднее приобрести такой ящик, количество товара в котором можно сразу выложить на полки. Поставщик часто сталкивается с тем, что все магазины требуют разного. Магазины с большим товарооборотом обычно диктуют кратность для небольших точек продажи.
Все эти факторы учитываются при расчете количества товара в заказе. Но кратность предельно важна, так как повышает эффективность движения товарных запасов как на складе, так и в магазинах. Если кратность слишком велика, могут сформироваться чрезмерные запасы товара. Высокая кратность может протолкнуть уровень запасов выше максимального. В этой ситуации будет производиться расчет рентабельности, чтобы определить, выгоднее ли принять на склад чрезмерные запасы товара или уменьшить кратность, что повлечет за собой увеличение затрат на рабочую силу и стоимости товара. А лучше всего откажитесь от этого товара в данном магазине, так как он обладает недостаточным потенциалом.
Некоторые розничные сети разработали сложные системы установки разной кратности для одного и того же товара; другими словами, каждый магазин сети имеют свою кратность товара. Например, большой магазин может закупать туалетную бумагу поддонами, средний — уровнем на поддоне, а маленький — упаковками. В крупных магазинах бренди может идти полными коробками, а в более мелких магазинах — половиной коробки или поштучно.
По возможности я рекомендую использовать одну и ту же кратность для всех магазинов сети, отделу закупок так будет проще работать. Разная кратность может запутать сотрудников склада и привести к ошибкам. Но иногда экономия оправдывает определение кратности для конкретных магазинов. Например, при высокой кратности (уровень на поддоне или количество поддонов в больших магазинах) повышение эффективности окупается. Если же кратность установлена поштучно, преимущества менее очевидны. Данный метод всегда стоит иметь на вооружении.
Некоторые розничные магазины не устанавливают максимальный уровень запасов; max в таком случае определяется как min плюс количество товара в заказе. Но это не лучшее решение. Я считаю, что max — это максимальный уровень запасов в магазине, исходя из количества недель или дней, на которые хватит этого запаса товаров. Определение уровня max должно руководствоваться здравым смыслом. Необходимо учитывать стандартные факторы, например, схему выкладки, габариты и стоимость товара, статистика продаж и срок годности.
Чем выше уровень max, тем выше производительность. Мы сталкивались с этим раньше, когда обсуждали непрерывное пополнение запасов. Если если максимальное значение отсутствует, а определен только минимум, каждая продажа влечет за собой очередной заказ. Склад и магазин вынуждены обрабатывать множество небольших заказов. Та же ситуация произойдет, если уровни Min и Max находятся слишком близко, товарные запасы будут пополняться слишком часто. Новый заказ будет формироваться при продаже нескольких единиц. Однако, с правильными min и max пополнения товарного запаса будут более крупные, а осуществляться реже, что приведет к большей эффективности. Таким образом, чем больше разрыв между min и max, тем меньше затраты в цепочке поставок. Правильный минимум — это самое низкое значение, при котором товар остается в наличии до определенного количества. Правильный максимум зависит от емкости склада, требований к выкладке товара, инвестициям в товарные запасы и стоимости их пополнения. Идеальный максимум находится в точке баланса стоимости товарных запасов и эффективности.
Повторюсь, что при формировании схем выкладки товаров также необходимо учитывать уровни min max и находить компромиссные решения в основном между количеством товаров, которые можно выложить на полку, и заполненностью полок. Противоречия между уровнем пополнения запаса и выкладками не должны быть значительными. Расчет параметров не является чисто математическим, необходимо также учитывать внешний вид полок, затраты на упаковку, затраты на распространение и обработку в магазине. А иногда вместо науки и здравого смысла преобладает концепция руководства о том, каким должен быть магазин.