Независимо от того, какая именно система используется для организации процесса распределения запасов по магазинам – этот процесс связан с некоторыми техническими вопросами.
1) Округление
В большинстве расчетов распределений применяется правило округления. В каком случае следует округлить в большую сторону и отправить в магазин дополнительный запас? А в каком случае лучше округлить в меньшую сторону и вообще ничего не отправлять? Некоторые менеджеры предпочитают отгружать на точку минимум один ящик или одну упаковку. Зачастую такой подход логически оправдан, однако, когда товар дорогой или его срок хранения очень короткий – могут возникнуть проблемы. Еще один повод округлять в меньшую сторону – когда общий запас товара ограничен. Если торговая точка не может продать хотя бы половину упаковки (ящика, паллеты или другой минимальной единицы для доставки), лучше отгрузить этот запас в другой магазин, который сможет.
2) Валовое или чистое?
В «валовом» распределении не учитываются показатели SOH и SOO – запас в наличии и запас в заказе. «Чистое» распределение учитывает оба этих показателя. Нужное количество товара рассчитывается за минусом этих цифр. Для новых товарных позиций первичный запас по умолчанию равен нулю, поэтому тут не возникает никаких вопросов. Для большинства других распределений, возможно, придется учитывать существующий запас. Из-за этого возникают некоторые дополнительные сложности, и мы стоим перед выбором.
Когда следует делать «валовое» распределение, а когда – «чистое»? Если вы готовите расчеты для немедленной отгрузки товара на магазины, достаточно учесть реальные запасы на складе на данный момент. Но если распределение рассчитывается для будущих поставок наперед, то будущие остатки на складах магазинов, скорее всего, будут неизвестны. Так какое же все-таки распределение вам стоит делать в такой ситуации – чистое или валовое? Есть некий баланс риска.
При чистом распределении слабо оборачиваемых товаров или позиций с большим остатком – риски минимальны. При расчете будущих распределений товаров с высоким оборотом или тех позиций, по которым остатки равномерно разделены по магазинам, лучше не учитывать текущие запасы на торговых точках. Проблемы у ритейлеров возникают, когда в этом вопросе они используют единый подход. Оптимальное решение – рассчитывать любое распределение в самый последний момент, непосредственно перед отправкой товара. Но это не всегда возможно. Иногда партию товара для запасов нужно заказать заранее, а объем заказа на поставку определяется согласно расчетам для распределений. В таком случае вся система и решения людей, которые в ней задействованы, должны быть достаточно гибкими. Нужно рассматривать каждое распределение индивидуально и подбирать правильный подход.
3) Остатки или заказ у поставщика
Распределение может делаться как для текущего остатка, который есть на складе, так и для партии товара, еще не поступившей на склад согласно новому заказу на поставку. По крайней мере, так это выглядит в теории. Однако у большинства сильных ритейлеров есть своя система, согласно которой происходят распределения этих двух типов.
Распределение остатков – это, по сути, отправка с главного склада ритейлера по магазинам того запаса, который реально есть в наличие. Если же расчеты делаются для распределений на будущее, иногда необходимо зарезервировать на главном складе определенный объем товара под запланированные поставки в магазины. С наступлением даты, на которую было заранее запланировано данное распределение, резерв выедет со склада на торговые точки.
Если текущего запаса товара для поставок на точки, согласно распределению, не хватает – нужен дозаказ у поставщика. В бизнесе в большинстве случаев самой эффективной считается схема работы с поставщиками, когда к заказу на поставку прилагается детальное распределение на магазины. Как только заказанный у поставщика товар приходит на склад ритейлера, система тут же распределяет партию по магазинам. При этом на складе не приходится раскладывать товар для последующего хранения; прибывшая партия сразу же распределяется для поставки в магазины. Это одна из форм кросс-докинга. Распределение с помощью кросс-докинга – очень эффективный способ организовать поставку товаров в магазины и снизить затраты ритейлера в цепочке поставок.
4) Поставка вместе с обычным заказом или отдельно
Независимо от того, для какого товара готовится распределение (реальных остатков или заказанной у поставщика партии), расчеты нужно вносить в WMS (систему управления складом). Но и тут нужно хорошенечко поразмыслить. Каким образом был сделан заказ полученного на склад товара: методом проталкивания или вытягивания? Другими словами, поставка прибывшего на склада ритейлера товара дальше на магазины будет происходить вместе с обычной доставкой остальных запасов или всю эту партию нужно распределить и отправить отдельно?
Принятое решение имеет коммерческие последствия. Доставка дважды одного и того же товара обходится ритейлеру дороже. Некоторые операции должны объединить поставку заказов, сделанных методами проталкивания и вытягивания, чтобы оптимизировать затраты на логистику. Особенно, если в цепочке поставок участвует третья сторона – логистическая компания, которая получает оплату от ритейлера за каждую обслуженную торговую точку или доставку со склада. Магазины также могут изъявлять желание получать товары по распределениям вместе с основной доставкой. Таким образом, им не придется принимать один и тот же товар дважды.
Точно так же бывают веские причины, почему распределения должны делаться в виде отдельных поставок. Например, если заказы для магазинов делаются с целью запуска рекламной акции. В таком случае товар по распределению – это первичный запас для акции, и иногда лучше доставить его отдельно. Так склад может доверить подготовку заказов по распределениям одной рабочей смене, на протяжении которой весь акционный запас выедет на магазины. Такую работу можно запланировать на самое удобное время. Это избавит склад от лишней нагрузки или машины будут загружаться в дни затишья.
Иногда отдельные поставки по распределениям – инициатива самих магазинов. Например, магазин настаивает на отдельной поставке товара для акции, желает получить запас для промо-мероприятия на отдельной паллете или четко обозначенным как особый товар. Это требование также касается и непосредственно поставщиков – их могут попросить привезти рекламные материалы и продукцию для промо активности не в день обычной доставки.
В некоторых цепочках поставок нет различий между распределениями, которые отправляются вместе с обычным заказом или отдельно. Поставки по любым распределениям выполняются в одном режиме. Я считаю, что очень полезно понимать различные возможности и уметь комбинировать или объединять поставки в определенных случаях.
5) Использовать автоматический расчет количества или нет?
В случае запуска автоматического расчета (AR) заказа для магазина с целью пополнения его запасов, обычно, уже заказанный объем, который находятся в обработке, отнимается от полученной цифры по умолчанию. Ожидаемое распределение – это еще одна форма заказа запаса; теоретически, при автоматическом расчете потребности магазина от этого количества отнимаются любые сделанные заказы по распределениям.
Но в некоторых случаях нужно отправить товар, который послужит дополнительным запасом помимо обычной, рассчитанной автоматически потребности магазина. Например, распределение запаса товара для подготовки к рождественским праздникам может делаться еще за несколько недель до события. Такие поставки не должны влиять на расчеты обычных заказов для пополнения текущих запасов в промежуточный период.
Некоторые ритейлеры работают с заказами только в одном режиме. Однако не стоит забывать про расширение функций и возможность обдумывать решения, чтобы не исключать и другие варианты. Некоторые заказы по распределениям являются «валовыми» и делаются с целью формирования дополнительного запаса. Другие, наоборот, могут быть «чистыми», перекликаться с потребностями магазина. Они не должны дублироваться с тем, что попадает в обычный заказ после автоматического расчета. Управление запасами, которые делаются методами протягивания и выталкивания – всегда самая трудная часть работы.
Я сталкивался с реальными примерами в бизнесе, когда из-за ошибок в логике автоматических расчетов происходило выпадение позиций в розничных магазинах. AR система эффективно останавливала процесс пополнения запасов, когда в ней зависали ожидаемые или отложенные распределения, блокирующие заказ товара. Этому вопросу нужно уделить гораздо больше внимания, чем кажется большинству менеджеров поставок.