Как мы уже выяснили, существует несколько способов протолкнуть запас товаров в магазины. Выбор механики зависит от типа событий в сфере продаж. Я предпочитаю подход с точки зрения четырех отдельных типов событий:
- длинные сезоны (график колокола)
- праздники (всплески продаж)
- мега акции (лыжные спуски)
- распродажи
Длинные сезоны (график колокола)
Графики колокола характерны для продолжительных сезонов, например, лета и зимы. Ритейлеры обычно готовятся к сезону заранее и заполняют витрины магазинов. Они хотят быть готовыми к старту сезона с первым похолоданием или с наступлением жары – это те факторы, которые невозможно предугадать точно. Обычно запасы для наполнения витрин делаются заранее, с помощью распределений методом проталкивания. Начальный запас согласно таким распределениям обычно составляет 20-50% прогнозируемых продаж за весь сезон. Это зависит от габаритов продукции и размера магазина. Например, можно сделать выкладку из целых гор тюбиков крема для загара, но в случае с мороженным запас будет ограничен размерами морозильных камер.
В случае с сезонными событиями продажи будут расти, достигать максимума, а затем снижаться. Кривая линия на графике – это усредненный пример сезонного прогноза. На самом деле, температурные максимум и минимум, резкие изменения в погоде могут привести к непредсказуемому результату. Столбцы на графике показывают распределение или проталкивание запасов, которое, скорее всего, будет наиболее эффективным для поддержания торговли. Определить объемы для запасов можно по прогнозу продаж.
На еженедельной основе мы можем отслеживать продажи и сверять их с планом на весь сезон. Например, в таблице ниже продажи и распределения выражены в процентах от общих плановых продаж за сезон.
Здесь продажи растут и снижаются в течение 8 месяцев. Продажи в начале сезона очень низкие: за первый месяц они составили 3% от всего сезонного оборота. Однако ритейлер отправляет в магазин намного больше, чем 3% от прогнозируемого запаса для всего сезона. В этом примере 20% товара приходит в первой волне поставок, чтобы своевременно обеспечить магазины нужным запасом для витрин.
После того, как в начале сезона магазин показал результаты первых продаж товарной позиции, можно автоматизировать распределение товара для последующих поставок. Метод, которому я часто обучаю – это формула, основанная на продажах на определенную дату в течение всего сезона. Обычно я стараюсь не использовать алгоритмы, но этот – довольно простой. Вот как это работает: предположим, что у нас есть план закупить и распределить какое-то количество товара в течение взятого периода. В общей сумме все распределения должны дать 100% этого плана. Распределение запасов происходит в определенных пропорциях от общего плана запасов.
Например, на конец второго периода суммарно сетью продано 11% от общего сезонного плана. 40% запланированного на этот сезон запаса уже было отгружено в магазины. 29% этого запаса еще осталось в остатках магазина. План продаж на следующий месяц – 26%. Необходимо отправить больше запасов в магазин, чтобы обеспечить пиковые продажи в периоды 3 и 4. Полагаясь на эти числовые данные, можно использовать простую формулу, в основе которой продажи на определенную условную дату. Один из способов: применение коэффициента, рассчитанного по данным общих продаж. Если бы я решил распределить все остальные запасы на данном этапе сезона, получился бы множитель 9 (100% / 11%), то есть объем в 9 раз больше уже полученных продаж, за минусом любых остатков в магазине.
Отправлять весь оставшийся сезонный запас в магазин еще слишком рано. К примеру, сейчас конец 2-го периода. Я хочу отгрузить такой объем запаса, чтобы его хватило до конца 4-го периода. К тому времени, по прогнозам, из всех магазинов уже должно продаться 56%. Таким образом, для расчета поставки запаса в один магазин лучше всего использовать множитель – 5 (56% / 11%), то есть в пять раз больше его фактических продаж. Опять же, нужно затем отнять реальные остатки в магазине.
В течение сезона, чем больше запасов будет отгружено по распределениям и продано, тем меньшим будет множитель и остаток запланированных к отгрузке запасов. Каждая новая волна распределений основана на продажах каждого отдельного магазина, а также на количестве запасов, которые есть в наличие или нужно распределить согласно плану продаж. Естественно, цифры могут корректироваться по мере протекания сезона. Если прогнозируется увеличение продаж из-за погоды – множители могут быть выше. Если сезон наступает медленно, поставки запасов, наоборот, могут сдерживаться. Если продается больше запасов, чем прогнозировалось, плановое количество, которое ранее бралось за 100%, может быть увеличено.
Поэтому актуальная формула для расчета поставки запасов в отдельно взятый магазин выглядит так:
Продажи на сегодняшний день по магазину * Множитель (за минусом запасов на складе магазина плюс запас под заказ)
Множитель рассчитывается следующим образом:
Требуемые продажи позиции, % / Текущие продажи, %.
Такой шаблон распределения можно использовать для расчетов в простой электронной таблице. Если нужно, процесс можно автоматизировать. Распределения также могут делаться без множителя, как проталкивание нескольких партий товара в магазины, с учетом только лишь недавних продаж и уровней запасов.
В любом случае, для формирования запасов в случае с сезонными продажами, можно легко воспользоваться методом Min Max. Просто параметры увеличивают перед началом сезона. Затем их нужно своевременно снизить, чтобы до конца сезона магазины успели распродать свои запасы.
По итогу, большинство ритейлеров все же предпочитает заранее распределять товар, а не ждать, пока запасы в магазинах пополняться обычным методом вытягивания. Можно использовать и динамические системы AR, но только если коэффициент сезонности действительно обоснован и есть механизм, который учтет любые изменения в погоде.
Праздники (всплески продаж)
Модель продаж в сезоны всплеска торговли или во время праздников не идентична графику продаж в сезон. В отличие графика спроса летом или зимой, где наблюдается постепенный рост и снижение продаж, во время таких праздников, как Рождество или Новый год, кривая продаж растет постепенно и имеет ярко выраженный пик. То же самое касается Хэллоуина или Дня святого Валентина. Для таких событий предварительные расчеты делаются не на недели вперед с момента запуска акции, а, наоборот, за недели до наступления праздника и пиковых продаж. Здесь нужно использовать обратный отсчет.
Для прогноза продаж нужно брать статистику прошлых лет, но здесь следует проявить осторожность. Точные даты, на которые выпадают праздники, могут повлиять на всю структуру продаж. Если рождественская ночь выпадает на воскресенье, предпраздничные продажи будут очень отличаться от случая, если Рождество в среду. Для составления более реалистичного плана продаж иногда необходимо проанализировать продажи в последнем году, когда праздник выпадал на тот же день недели.
Иногда прогноз продаж целесообразно составлять по отдельным группам товаров. Готовую выпечку, рождественские открытки и свежую индейку, как правило, не покупают одновременно. К примеру, продажи открыток достигают пика в начале сезона, а свежую индейку покупают непосредственно перед Рождеством. Один из способов, как управлять этой ситуацией – создание ряда шаблонов для отдельных групп товаров и использование этих шаблонов для распределения товаров согласно каждой новой волны поставок.
Предварительное планирование в случае с праздниками – вполне нормальная практика. Покупки увеличиваются с с наступлением сезона, так что подготовка продукции и доставка могут происходить по расписанию. Решения о поставках товара не принимаются в последнюю минуту. У поставщиков, склада ритейлера и магазинов должен быть общий план работы. Магазины готовят место и обеспечивают рабочую силу для приема товара, его выкладки. Первые партии поставок по распределениям зачастую приходят на магазины за много недель до события. По этой причине распределения товара для недель с -8 по -4 должны планироваться заранее. Для каждого отдельного магазина внимательно учитывают все детали, изучают прошлогодние продажи и, при необходимости, создают шаблоны. Товар могут даже предварительно собирать в Китае и передавать в виде отдельных посылок, готовых к дальнейшей отправке конечному покупателю. В большинстве случаев, как минимум 70% общего запаса на сезон отправляется согласно плану, разработанному еще за несколько недель или месяцев до старта сезона. Некоторые ритейлеры оставляют для распределений в последний момент совсем маленькую долю планового запаса. Они опасаются, что погодные условия, возможные сбои в производстве или стихийные бедствия могут помешать своевременным поставкам товара в магазины.
Как ранее упоминалось, в некоторых случаях ритейлеры предпочитают оставить резервный запас товара для распределений в последний момент. В таком случае 10-30% запаса удерживается для специальных «распределений с множителем». Они рассчитываются согласно шаблонам продаж на сегодняшний день отдельно для каждого магазина. Согласно примеру в таблице, в конце недели -3 суммарные продажи общего плана должны составлять 28%. Для распределения может использоваться множитель 3 или 3,5 (минус запас в наличие в магазине). Последние 10% запаса могут разделить на магазины, которые продали больше, чем прогнозировалось и у которых вот-вот закончатся остатки. Все это делается легко и работает с помощью электронных таблиц. У большинства продвинутых ритейлеров есть система распределения в ERP, которая может упростить этот процесс.
Пополнение запасов «методом проталкивания» актуально до и в период праздников, но только если такие расчеты основаны на сезонной формуле. Я знаю сеть магазинов парфюмерии, которые настолько маленькие, что разместить в них большой запас товара заранее – невозможно. При этом оборот сети только лишь в недели до Рождества может составить 25% всего годового объема продаж. В таком случае система справляется с поставками благодаря автоматическому процессу своевременного (just-in-time) пополнения запасов. Фактически система просчитывает средние доли продаж от всего оборота в течение года и применяет этот профайл для соответствия расчетов сезонному росту продаж. Например:
Расчеты похожи на приведенный ранее пример с использованием множителя. Главная мысль такова: «20,3% годовых продаж обычно происходят перед Рождеством, поэтому для расчета спроса можно использовать годовые продажи». Множитель в этом случае скорее основан на данных годового профайла продаж, а не на сезонности. Чтобы это сработало, нужно проанализировать годовой оборот и продажи на определенную дату для каждого магазина, а затем использовать сезонный профайл для расчета будущих продаж. В большинстве случаев расчет ведётся для отдельных групп товаров. История продаж конкретной товарной позиции не всегда достаточно корректна, поэтому более надежной считается статистика продаж по целой группе схожих товаров.
Этот способ расчета хорошо подходит для пополнения запасов такой продукции, как парфюмерия. Тут влияние праздников выражено очень ярко, а рекламная активность в течение года не слишком сильная. Заранее рассчитать плановые распределения тут проще, однако магазины слишком маленькие, чтобы хранить запасы товара. Единственное альтернативное решение – своевременные поставки продукции в магазин. Для эффективной реализации такой стратегии нужно обеспечить постоянный товарный запас на центральном складе, а поставки за надели до Рождества должны происходить чаще, вплоть до ежедневных.
Скоропорт или продукты с ограниченными сроками годности, как правило, поставляются в магазины перед праздниками согласно отдельным распределениям. Распределения обычно планируются заранее как часть общей стратегии цепочки поставок. К примеру, еще задолго до наступления Рождества должны вырастить и откормить достаточное количество индеек для традиционного блюда, по графику напечь лунные пряники и подготовить крем для их начинки. В противном случае в самый разгар спроса на праздничную продукцию возможности пополнить запасы магазинов просто не будет.
Управление запасами в период праздников – сложный процесс, независимо от формата магазина. Но особенно трудно справляться ритейлерам, у которых широкий выбор товарных позиций или различные категории магазинов в одной сети. Возможности крупных и маленьких магазинов принимать или хранить запасы товара очень различаются. Гипермаркет может заранее запастись целыми горами товара на складе. Для маленьких магазинов, наоборот, нужно обеспечить своевременные и частые небольшие поставки товара. Ритейлеры, у которых несколько форматов магазинов в сети, могут заранее загрузить свои крупные магазины, чтобы освободить больше рабочих ресурсов для обслуживания маленьких магазинов и поставок в последний момент перед праздником.
Метод Min Max редко используется в периоды праздников, потому что эта система не очень хорошо подходит для распределения по сети фиксированного объема товара. По тем же причинам часто не справляются динамические системы AR. Когда речь заходит о праздниках, большинство ритейлеров предпочитает пользоваться именно механизмом распределения. Однако для правильного понимания и управления такими процессами потребуется несколько лет опыта работы и постоянное обучение.
Разовые акции (лыжный спуск)
Распределения используются также в двух других, более простых ситуациях. Модель продаж товаров в период мега-акций выглядит как горный склон. Это тот тип промо-акций, которые проводятся с масштабной рекламой. Больших продаж стоит ожидать в первый день или в первые выходные дни периода акции. Затем они постепенно снижаются. Запуск такой промо-акции может происходить несколькими способами:
- Распределение с одной волной поставок.
- Распределение с одной волной поставок и дальнейшая поддержка достаточного запаса в магазинах благодаря увеличенным настройкам в обычных заказах.
- Серия распределений. Первая волна поставок планируется заранее, а последующие распределения делаются по результатам продаж.
Тактика будет зависеть от продолжительности промо кампании, ее глубины и скорости пополнения запасов с помощью цепочки поставок с момента старта акции. В некоторых случаях стоит побеспокоиться о достаточном наличии товара. Главный момент, который нужно учесть – такие распределения имеют прямое влияние на результат. Продажи не выстаиваются постепенно. На спрос сильно влияет реклама, но к концу рекламной акции интерес покупателей снижается. Учитывая характер промо-акции, большую часть запасов (если не весь) нужно доставить в магазины заранее. В то же время нужно чтобы покупатели, которые положительно реагируют на подобного рода акции, убедились в выгодной цене – тогда товар можно распродать полностью.
Я стараюсь, по мере возможности, не использовать распределение с одной волной поставок. Предугадать все правильно с одной попытки всегда тяжело, я бы предпочел отгружать товар несколькими партиями. Как правило, такая стратегия несет в себе некоторые риски: если запасы первой волны распределений не продадутся, будет сложно отправить еще больше запасов в магазины. Склад ритейлера будет перегружен товаром до тех пор, пока покупатели не раскупят его из магазинов. С другой стороны, если промо-кампания окажется очень удачной и на полках будет пусто из-за несвоевременной доставки товара, покупатели подумают, что акция закончилась. Мой опыт показывает, что магазины довольно редко распродают все под ноль, но это все же вероятно. Даже в таком случае, когда весь товар распродан и до следующей поставки прошел один или пару дней – небольшое количество запаса после такого перерыва еще все-таки продастся.
Лыжные спуски отличаются от долгосрочных рекламных кампаний. Длительное промо-продвижение (скажем, в течение 4 недель) отличается от мега-акции или мероприятия формата «что ушло, то ушло» (when it’s gone its gone, WIGIG). В большинстве случаев продолжительные акции означают, что рекламируемая продукция будет присутствовать на полках магазина большую часть или весь период акции. Часто поставщики платят за место на полках в магазинах или за рекламную акцию, чтобы под их товар выделили дополнительные места. Распределения обычно делаются для заполнения витрин и дополнительных мест продажи. После оформления витрин, восполнение запасов может происходить обычным методом вытягивания. Главная задача для команды менеджеров поставок – вовремя принять решение, когда стоит снизить параметры настроек для заказов, чтобы обеспечить нужный уровень запаса и не столкнуться с избыточными остатками по окончанию акции.
Мега-акции и акции формата WIGIG отличаются между собой. Цепочка поставок должна обеспечить лишь разовую своевременную доставку товара для акции в магазины. Во многих случаях на витрине не так уж много места для такого товара, и сами магазины должны регулировать объем заказа. В некоторых случаях акции WIGIG не помогают распродать все по ноль. Для ритейлера такие остатки – как обуза. Я называю подобные акции WIGWAM (будет чудом, если это уйдёт).
Как мы уже убедились, практически любую промо-акцию можно запустить без использования динамических систем. Регулировка Min Max с дополнительными распределениями или, наоборот, распределения с дополнительной корректировкой параметров Min Max – это способы управления запасами, которые подходят для любых моделей спроса (продаж).
Несмотря на большое разнообразие моделей (графики колокола или лыжного спуска), требования к любым распределениям одни и те же. Нам может быть известен общий объем товара для поставки в сеть, но как именно распределить его между различными магазинами? Стратегия распределения будет зависеть от ряда факторов, связанных со спецификой магазинов. В первую очередь – это их уровень продаж и возможности для хранения запасов.
В магазины, где не хватает места для хранения больших запасов, и при этом наблюдается высокий товарооборот, возможно, придется наладить небольшие, но частые поставки товара методом проталкивания. Магазинам с хорошим оборотом и большим запасом места для хранения может быть вполне достаточно редких и крупных поставок.