Если принять во внимание все дополнительные факторы, нужно тщательно обдумать, как именно сделать распределение. И это довольно сложная задача. У хорошей системы распределений есть целое меню опций. С его помощью можно выбирать сортировку по периодам, взаимосвязанным позициям или группам товаров. Также это помогает принимать решения в плане округления; каким должно быть распределение, валовым или чистым, с разработкой ПО или с расчетами, сделанными вручную.
Система распределений должна идеально взаимодействовать с другими системами данных, тем самым исключая необходимость ручного ввода. Должна быть опция указания «даты исполнения» распределения, чтобы склад приступил к его выполнению в конкретное время. При этом должны учитываться разные графики поставок в магазины. В некоторых случаях необходимо спланировать поставки по распределениям отдельно, в удобные для поставщиков даты. Другими словами, для того, чтобы «протолкнуть» в магазины нужный запас товара, требуется гораздо больше навыков и знаний, чем это кажется на первый взгляд. В бизнесе очень ценятся команды менеджеров поставок, которые хорошо разбираются в механике распределений.
И, наконец, по этому вопросу есть еще пару моментов, которые я понял на личном горьком опыте.
Не старайтесь заполнить всю витрину
Многие системы распределений просто не учитывают потребности магазина согласно его уровню продаж. Работа таких систем основана на логике: полностью заполнить витрину товаром. Такой подход может стать фатальной ошибкой. Часто подобные ситуации спровоцированы желанием поставщиков отгрузить в магазины столько товара, чтобы его точно хватило для заполнения определенной витрины. В результате небольшие торговые точки всегда получают гораздо больше запасов, чем могут продать, и часто из-за более крупных магазинов.
Менеджеры по закупкам (и поставщики) также могут прибегнуть к одной хитрости и заменить своими цифрами тщательные расчеты, сделанные системой. К примеру, для мелкого товара устанавливаются большие дисплеи. Из-за этого в магазины поступит больше товарного запаса. Под крупные товары, наоборот, выделяют маленькие дисплеи. Закупщики знают, что запасы таких позиций быстро восполнятся с ближайшей доставкой, будь то заказы магазинов или автоматизированные поставки товара.
По своему опыту могу сказать, что распределения должны делаться на основе потребности магазина согласно его уровню продаж, а не на расчетах для заполнения витрин.
Если это означает, что в магазин поступит слишком мало товара для нормального оформления витрины – в этом нет вины системы распределения. Это значит, что менеджер по закупке выбрал не тот товар или не то место для его продвижения. И магазины, которые проявят хоть немного креативности, вскоре научатся делать витрины из макетов и выкладывать небольшой запас товара на самом видном месте.
Левая рука должна знать, что делает правая
Самая большая опасность распределений (или «проталкивания» запасов в магазины) в том, что они дублируются с расчетами пополнений в другой части системы. Типичная ошибка: один менеджер меняет настройки для пополнения запасов нового товара и направляет его в магазины, а второй, в то же время, делает отдельное распределение и отгружает еще такое же количество.
Если торговым точкам разрешается делать заказы вручную, всегда проверяйте, чтобы магазинам в их системе были видны уже сделанные распределения, которые находятся в режиме ожидания отгрузки.
Заказы по распределениям, которые ожидают отгрузки, должны отображаться на экранах IT и показывать, что уже сделано менеджерами по поставкам. Каждая сторона, участвующая в процессе поставки товара, должна видеть, что какая-то партия уже в пути.
Система повторных заказов должна фиксировать количества для распределений «в пути», чтобы авто-пополнение не продублировало эти позиции (кроме случаев, описанных выше).
Это может звучать банально, но складские системы часто работают отдельно от систем ERP. В небольшом временном зазоре между обновлением данных двух систем может проваливаться много заказов.
Подведем итоги: запасы магазина могут пополняться методом вытягивания или, наоборот, проталкивания. Ритейлеры должны уметь управлять обоими типами пополнения. Это то, чему обычно не учат менеджеров на курсах или в университете. Для централизованных поставок и управления распределениями для промо-акций многие ритейлеры полагаются только лишь на системы с регулировкой Min Max. Они не используют формы пополнения запасов на основе прогноза. На мой взгляд, это просто счастливчики. Но давайте все же рассмотрим процессы, которые происходят при динамическом пополнении. Так мы получим полное понимание всех инструментов, которые можно использовать для управления процессом пополнения запасов.